Smart Working: come organizzare al meglio il lavoro da casa

Lo Smart Working è la modalità di “lavoro agile”, o in questo caso da remoto, che è diventata parte integrante di tante professionalità durante l’emergenza coronavirus. Si tratta anche di una soluzione che, secondo alcuni esperti, probabilmente verrà mantenuta (almeno in parte) anche quando la pandemia sarà rientrata e sarà il momento di ricalibrare una nuova normalità.

Diversamente dal passato, in cui lo Smart Working rappresentava un’opzione, ci troviamo ora in una fase molto peculiare per la quale, in funzione delle nuove regole di distanziamento sociale finalizzate all’abbattimento delle percentuali di contagio, è divenuto una vera e propria priorità.

La funzione naturalmente è duplice: se da un lato lavorare “smart” ci permette di tutelare meglio la nostra salute, dall’altro si rivela l’unica soluzione per continuare le attività professionali senza necessità di essere fisicamente presenti in ufficio.

Il grande contraccolpo è stato inevitabilmente causato dalla modalità repentina in cui aziende pubbliche e private si sono trovate a doverlo applicare, perché di per sé il concetto di Smart Working è tutt’altro che nuovo: è infatti già da anni parte di un ampio progetto di digitalizzazione generale che, abbiamo scoperto, in Italia non stava poi procedendo così bene come avrebbe dovuto.

Ora che lo Smart Working è diventato parte del nostro quotidiano, come possiamo regolarci per organizzare al meglio il lavoro da casa?

Vediamo insieme qualche suggerimento utile e facilmente applicabile.

Qualche consiglio per uno Smart Working efficace

1. L’importanza dei giusti strumenti: è inevitabile. Per lavorare bene in Smart Working, è opportuno disporre degli strumenti – o meglio ancora dei dispositivi – giusti. Questo significa che, nella pratica, lavorare da remoto funziona bene solamente se è possibile utilizzare device imprescindibili come un buon computer, uno smartphone, un paio di cuffie con microfono e una webcam. Senza contare naturalmente una connessione internet veloce. Allo stesso tempo, il nostro consiglio è di spendere qualche ora per imparare a utilizzare al meglio strumenti come Drive, Dropbox, Google Docs o equivalenti, così da ottenere il meglio dalla condivisione di file e cartelle in tempo reale.
2. La capacità di comunicare in modo multicanale: riscopriamo in questa fase storica quanto centrale sia comunicare al meglio con gli altri, ragion di più se il rapporto è perlopiù mediato da uno schermo o da un telefono. E-mail, chat e software di instant messaging sono essenziali per comunicazioni in real time, ma non va dimenticato che il telefono è ciò che più di tutto ci permette quantomeno di sentire la voce dell’altro, e quindi di mantenere un contatto più umano e naturale.
3. Il posto giusto: per lavorare bene in Smart Working è fondamentale avere un posto per farlo. Questo significa che, nella stragrande maggioranza dei casi e ad eccezione di chi già prima del COVID-19 disponeva di un ufficio in casa, dobbiamo ritagliarci uno spazio nei nostri ambienti domestici che possa essere utilizzato per le attività lavorative. Se possibile, sarebbe sempre meglio che tale microambiente fosse utilizzato solamente per lavorare, e non – ad esempio – per mangiare o rilassarsi. Mantenere confini mentali è infatti essenziale.
4. Il tempo giusto: si stima che all’incirca il 25% dei lavoratori in Smart Working abbia enormi difficoltà a staccare la spina. Quando le attività lavorative non sono mediate dai normali orari d’ufficio, dalle pause caffè, dai momenti di “stop and regroup” in cui ci si rilassa insieme, sforare e non riuscire più a mantenere il giusto bilanciamento tra lavoro e vita privata può diventare molto complesso. Ecco perché è essenziale creare quotidianamente la propria lista delle cose da fare, pianificando al contempo anche le attività che interessano la sfera privata. La sovrapposizione di questi due mondi non è mai consigliata!
5. Nuova cultura, nuovo mindset: lo Smart Working non va più interpretato come un momento di passaggio ma come una nuova e potenzialmente virtuosa modalità di lavoro. La flessibilità, se sfruttata al meglio, è infatti un alleato potentissimo della performance – ma solamente quando questa è accompagnata dal giusto mindset, ossia dalla capacità di applicare ad essa il proprio approccio personale (gestendo il tempo in modo intelligente), coinvolgendo gli altri (senza alienarsi!) ed evitando di annegare nel multitasking (meglio portare a termine un compito al meglio e poi concentrarsi su altro).

A volte cambiare è necessario. Ciò che si può fare è non opporsi al cambiamento ma cercare di ottenere il meglio da esso.

Buon lavoro!